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団塊の世代が見た小売業システム
岡本 正昭 （おかもと まさあき）
流通ソリューション事業部
エグゼクティブ・コンサルタント
第6回：プレゼンテーション資料作成のポイント
今回は、システムの提案や、社内説明に欠かせないプレゼンテーションを上手にこなすための「プレゼンテーション資料作成のポイント」をテーマに話す。
最近は小売業の方も、システムベンダーの方も、マイクロソフトのパワーポイントを使ってプレゼンテーション資料を準備し、プレゼンテーション実施をすることが多いと思う。筆者も仕事柄パワーポイントと、PC プロジェクターと、ポインターのお世話になることが多い。そこで、資料作成やプレゼンテーションのポイントをわたし流に述べたい。
1. ストーリー第一：
・そもそもプレゼンテーション自体ストーリーであり、仕掛けられた構造的な構成を持っている必要がある。
・過去作ったプレゼンテーションのページを流用したり、他の人の作ったページを挿入して全体を作り上げることが往々にしてある。また、複数の人が分担してページを作成し、最後に一本にまとめることも多い。こういった際にストーリーが破綻してしまいやすい。
・ストーリー性がないプレゼンテーションではどうなるか？
- プレゼンターは、次のページや前のページを意識できず、単体ページを説明していることになってしまい、熱の入らない、単なる説明に終始してしまう。
- 聞いている人は、大事な部分がどれかわからないままに、退屈な時間を過ごすということになる。
・ではストーリ性を持たせるにはどうするか？いくつかヒントを挙げてみる。
- まず目次を作る。
各ページを書き始める前や、各ページを探す前に仮の目次を書いてみると、自分の作りたいプレゼンテーションストーリーが自然に意識できる。逆に目次作成の苦手な人は、頭の中にプレゼンテーションストーリーを描くことが苦手な人である。これも練習である。もちろん、ページが揃い始めると何度も目次を見直し改訂する必要がある。そして目次の下に内容のハイライトや忘れてはならないことをメモ記入しておく。 - 目次に番号を構造的に振る。
「1」「2」「3」・・が大分類で、その下は「1−1」「1−2」・・とおろす。このこと自体が構造化作業である。 - 聞いてもらうプレゼンテーション対象者をリストアップする。
聞いていただく方々の位置付けを意識することで、各目次の目的意識がより明確になる。 - プレゼンテーション全体を1枚の紙（またはホワイトボード）にフローチャート的に書いてみる。
2. シンプル化：
・パワーポイントに少し慣れてくると色々なビジュアル効果を使いたくなってくる。写真を貼ったり、グラデーションを多用したり、アニメーション効果を取り入れたりと、段々凝ったつくりになってくる。その結果かえって見にくいページになったり、他の人が修正できなくなったりし、しかもファイルのサイズも大きくなってしまう。
・筆者はなるべくシンプルなページにするのが好みである。中身で勝負である。もちろん最低限のビジュアル化は必要であるが、程々にしたい。
3. 色使いに注意：
・文字の背景色は薄い色使い。
・なるべく、影付き文字や、白反転文字は使わない。
・モノクロ（白黒）印刷でも見やすい色使い。
4. 見る人の立場になって：
・画面もプリントも見る人の立場にたって見易さをチェックしないといけない。
・配布資料と映写資料は同期が取れていること。
良く見る失敗は、配布資料にない画面が頻繁に映されたり、微妙に配布資料のページの内容と画面のページの内容が異なっているケースである。見ている側は、今前に映されているのと同じページがないかと配布資料をめくって探してしまう。
・文字サイズはなるべく大きく。
1ページに多くの文字情報を入れたいときは文字が小さくなりがちなので注意する必要がある。極力大きな文字で、出来れば太字で、後ろの席の人にも良く見られるように配慮すべきである。
・1ページの中でのストーリーの流れは、左から右、上から下、であるべきであり、回転で説明するときは時計回りであるべきである。
5. 統一性：
・絵使い、文字使い、文章すべてについて、自分流の統一性がないといけない。
・他人の資料のページを流用する際も、自分流にアレンジする必要がある。
・個性の感じられる資料でありたい。
6. 反省、改良の継続：
・プレゼンテーション本番は良い改善の機会である。終了直後に反省点を素直に検討しておくと、次回の参考になる。
・資料の作り方、プレゼンター人選、プレゼンテーションの仕方、プレゼンテーション中の参加者の反応、直後の Q&A すべてが反省材料になる。
・岡目八目であるので、プレゼンター以外の人が問題指摘するのも有効である。
・常に満足しないで、何か改善すべき点はないか･･と探さないといけない。
7. タブー：
・ヘダー部や、フッター部によく入れられている自社のロゴマークや標語などにページ内の絵や文字、いわゆるオブジェクトがかぶるのは問題である。これは自らの会社を汚していることになるからである。
・気軽にプレゼンテーションの相手会社や、他の会社のロゴマークをページに貼るのも問題である。
・いずれの場合も、ロゴマーク自体を微妙にゆがめてしまうのもタブーである。これはパワーポイントの操作中に無意識のうちに縦が縮まったりすることで起こりがちである。
8. ポインターを選ぶ：
・最近はレーザーポインターばやりであるが、筆者はよほどの大画面でない限りレーザーポインターは使いたくない。
・レーザーポインターの問題
- 一般にレーザーのポイントは小さいので、参加者からはポイントがどこに来ているのか見にくい。
- ポイントしているところで静止できない。手振れでふらふらする。
・ということで、筆者はもっぱら昔からあるスティック型のポインターを使う。別名「指示棒」とか「指し棒」という。伸縮型のものを愛用している。これだと参加者から見やすく、かつ、安定してポイントできる。
まとめ
プレゼンテーションはその資料準備も、プレゼンテーション実施も、する側のわがままになってしまっている場合が多い。見る側、参加者側観点でチェックできていないケースが非常に多い。まずいことに、自分が独りよがりになってしまっていることを一番わかっていないのがプレゼンターであったりする。ここでも相手の立場に立ってみることが大切なのである。
